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会计凭证传递的作用

公司翼 更新时间: 2023-10-10 10:26:59 1692人浏览

会计凭证传递的概念


会计凭证的传递是指从会计凭证编制的初始阶段开始,一直到这些凭证被存档之前,在单位内不同部门和相关人员之间传递的程序和时间流程。在会计工作中,为了有效地利用这些会计凭证,及时反映各项经济业务,提供准确的会计信息,并发挥会计监督的职能,必须确保会计凭证的传递程序是正确和及时的,不容许出现拖延或积压的情况。正确组织和管理会计凭证的传递程序对于及时处理和记录经济业务、明确经济责任、有效进行会计监督具有至关重要的意义。


会计凭证传递的作用


在某种程度上,会计凭证的传递扮演着在企业内部各个经营管理环节之间进行协调和组织的重要角色。传递程序是企业管理规章制度中的一个重要组成部分,它的科学与否反映了企业管理程序的科学性。以下是它的几个作用:


  1. 有助于完善经济责任制度:经济业务的发生和记录通常涉及多个责任人的合作与分工。会计凭证作为记录经济业务和明确经济责任的书面证明,反映了经济责任制度的执行情况。通过会计凭证的传递程序和时间规定,企业可以进一步完善经济责任制度,以确保各项业务的顺利进行。

  2. 有助于及时记录会计信息:从经济业务的发生到最终记录在账簿上通常存在一定的时间差。通过会计凭证的传递,会计部门能够及早了解经济业务的发生和完成情况,进而能够尽早进行会计记录、核算以及会计监督的工作。

  3. 会计凭证的保管:会计凭证是重要的会计档案和经济资料,因此,每个单位都需要建立相应的保管制度以确保它们的安全。这包括分类整理各种会计凭证,按照编号顺序整理并装订成册。在封面上应注明会计凭证的名称、编号、时间以及相关人员的签章。必须妥善保管会计凭证,在保管期间不得外借。对于已超过规定保管期限(通常为15年)的会计凭证,应按照相关程序进行销毁。需要永久保存的会计凭证则不能销毁。


在会计凭证的传递过程中,需要满足内部控制制度的要求,以确保传递程序的合理性和效益,并尽可能地节约传递时间,减少工作量。会计凭证的传递包括两个主要方面,即传递程序和传递时间。各单位在制定会计凭证的传递程序和规定传递时间时,通常需要考虑以下两个方面的内容:


  1. 根据各单位的经济业务特点、内部组织结构、人员分工情况以及经营管理的需求,制定合理的传递程序和流程。这些程序应该使各部门和人员能够及时办理各种凭证手续,既符合内部控制原则,又提高工作效率。这意味着在规定凭证的联次和流程时,需要考虑不同业务的特性,确保凭证的传递流程合理有序。

  2. 根据不同部门和人员办理经济业务所需的时间,与相关部门和人员进行协商,制定会计凭证在各经办环节停留的时间。这有助于确定最佳的办理经济业务时间,以便及时反映、记录经济业务的发生和完成情况。在协商过程中,需要充分考虑各方的需求和工作流程,以确保传递时间的合理性。


通常情况下,要正确和合理地组织会计凭证的传递工作,需要从以下三个方面入手:


  1. 确定传递路径:必须根据经济业务的性质、管理需求,以及组织结构和人员分工的情况,合理确定各类会计凭证的传递路径和必要的传递环节。这既要确保相关部门和人员能够使用会计凭证了解经济业务的发生和完成情况,确保按照规定程序处理和审核会计凭证,又要避免会计凭证经过不必要的环节,以提高传递速度和工作效率。

  2. 规定传递时间:需要根据各个环节办理经济业务所需的各项手续,明确规定会计凭证在各个环节的停留时间和传递时间。这既有助于防止不必要的延误,又要避免时间安排得过于紧张,影响业务手续的顺利完成。

  3. 建立会计凭证交接的签收制度:为了确保会计凭证的安全和完整性,在各个环节中,应指定专人负责办理交接手续,确保责任分明,手续齐全,同时简化交接过程,以保障会计凭证的安全和完整。


会计凭证传递

会计传递的重要意义


会计传递的重要意义,包括以下方面:


  1. 会计传递的第一个意义在于促使经济业务的及时反映。通过会计传递程序和时间表,能够迅速记录各种经济活动的发生和完成情况,确保会计凭证按时送交给财务会计部门,以便及时进行记账、结账,并按规定编制会计报表。

  2. 会计传递的第二个意义是为了正确组织经济活动和实施经济责任制。通过有效地组织会计凭证的传递,可以密切联系本单位各个相关部门和人员的活动,明确分工和协作关系,加强工作的监督和制约,体现经济责任制度的执行情况。

  3. 会计凭证的传递也有助于加强会计监督。实际上,会计凭证起到了相互监督和制约的作用,可以督促各相关部门和人员及时、正确地完成各项经济业务,并按规定处理各种凭证手续,从而加强各部门的岗位责任制度,提高会计监督的效果。


会计传递的要求


会计传递的要求,包括以下几个方面:


  1. 根据经济业务的特点、内部机构设置和人员分工情况以及经营管理需求,必须明确规定各种会计凭证的联数和必经环节。这样做的目的是确保相关部门和人员能够利用凭证了解经济业务情况,并按照规定的程序进行处理和审核,同时要避免不必要的环节,以不影响传递速度。

  2. 根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续(如计量、检验、审核、登记等)的需求,必须明确确定凭证在各个环节停留的时间,以确保业务手续的顺利完成。然而,同时也要防止不必要的拖延,以确保会计凭证能够以最快速度传递,充分发挥其及时传递经济信息的作用。

  3. 应建立凭证交接的签收制度,以确保会计凭证的安全和完整性。在各个环节中,都应指定专人负责交接手续,以确保责任明确、手续完备、程序严密、简便易行。


会计凭证


会计凭证是指书面文件,用于记录经济业务的发生或完成情况,它是登记账簿的基础依据。每家企业都必须按照特定程序填写和审查会计凭证,然后根据经过审核无误的会计凭证进行账簿记录,以真实地反映企业的经济业务状况。《会计法》对会计凭证的种类、获取、审查、更正等方面进行了规定。


会计凭证的分类


根据编制程序和用途的不同,会计凭证可分为两类:原始凭证和记账凭证。原始凭证,也被称为单据,是在经济业务最初发生时立即填写的最初的书面证明文件,例如销货发票和款项收据等。而记账凭证,又称为记账凭单,是以经过审核无误的原始凭证为基础,按照经济业务事项的性质分类,用于确定会计分录后所填写的会计凭证。这些记账凭证是登记在账簿中的直接依据,常见的记账凭证包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。


会计凭证根据其来源和用途可分为两种类型:原始凭证和记账凭证。


  1. 原始凭证(单据) 是在经济业务发生时,由业务经办人员直接获取或填写的文件,用以记录某项经济业务的发生或完成情况,并明确相关经济责任的原始文件,例如发票。原始凭证可根据其获取来源分为两类:自制原始凭证和外来原始凭证。

  2. 记账凭证(传票) 用于对经济业务事项按其性质进行分类,确定会计分录,并用于登记会计账簿。它的作用在于整理和归纳原始凭证,并满足会计账簿的登记需求。记账凭证可以根据适用的经济业务分为两种类型:专用记账凭证和通用记账凭证。此外,记账凭证还可以根据包含的会计科目是否单一分为复式记账凭证和单式记账凭证。另外,记账凭证也可以根据是否经过汇总分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证。

二者关系


原始凭证与记账凭证之间存在着密切的联系,它们在会计工作中互相补充和依赖。原始凭证是记账凭证的基础,记账凭证是根据原始凭证编制的。通常情况下,原始凭证附在记账凭证后面,作为记账凭证的附件,同时也有可能是登记明细账户的依据。


记账凭证和原始凭证都属于会计凭证的范畴,但它们之间存在以下差异:


  1. 填制者不同:原始凭证是由经办人员填制的,而记账凭证则由专业的会计人员填写。

  2. 填制时机不同:原始凭证是根据经济业务的发生或完成情况即时填制的,而记账凭证是根据经过审核的原始凭证编制的。

  3. 内容不同:原始凭证主要用于记录和证明经济业务的发生或完成,而记账凭证则用于按照会计科目对已发生或完成的经济业务进行分类和整理。

  4. 作用不同:原始凭证作为填制记账凭证的依据,而记账凭证则用于登记会计账簿。


会计记账凭证如何填制


记账凭证的填写流程如下:


  1. 首先填写日期,通常是填写记录凭证的当天日期。

  2. 填写凭证字号,一般是根据凭证的类型来确定,例如收款、付款、转账等。

  3. 详细填写业务内容、相关科目和金额,使用划线将不需要的空白表格隔开,确保清晰可辨。

  4. 根据原始凭证的数量,填写到凭证后面的"附单据X张"。

  5. 填写涉及的人员名称,例如制单员、会计、出纳等。


记账凭证可以根据每张原始凭证单独填写,也可以根据一组相似的原始凭证汇总编制。但需要注意的是,不同内容和类别的原始凭证不能混合填写在同一张记账凭证上。另外,记账凭证上必须包含填制人员、审核人员、记账人员和会计主管的签名或盖章。除了结账和更正错误的记账凭证可以不附带原始凭证外,其他情况下,必须附上相应的原始凭证以作为依据。


会计凭证保管


会计凭证保管是指对已经完成的会计凭证进行整理、归档和妥善保存的过程,它是确保会计资料的完整性和安全性的关键环节。会计凭证的保管内容包括以下方面:


  1. 在日常工作中,已装订成册的会计凭证应交给专人负责保管。在年终决算后,全年的凭证需要移交给档案室,经过登记和整理后,进行集中保管。

  2. 当需要查阅档案室保存的凭证时,必须按照一定的审批程序进行操作。这包括详细登记调阅凭证的名称、调阅日期、调阅人员的姓名、工作单位以及调阅理由等信息,通常是在原地进行查阅。原始凭证一般不允许外借,只有在特殊情况下,经过本单位会计机构负责人和会计主管的批准,才能制作复制件供外单位使用。复制件的提供和接收需要在专门的登记簿上记录,并由提供方和接收方的人员签名或盖章确认。

  3. 会计凭证的保管期限应根据会计制度的规定执行。保管期限分为永久和定期两种。年度会计报表和某些与涉外事务有关的会计凭证以及会计账簿属于永久保管,而其他凭证则需要按照规定的时间期限进行定期保管,这可以是3年、5年、10年、15年或25年。

  4. 当会计凭证的保管期限到期需要销毁时,必须按照制度规定的程序进行操作。这包括登记和整理,然后提交单位领导审批,经批准后才能进行销毁。

会计凭证的保管需要满足以下要求:


  1. 会计凭证应定期装订成册,以防止遗失和散落。如果从外部单位获得的原始凭证丢失,必须取得原签发单位的证明,其中需要包括公章,并详细注明原始凭证的号码、金额、内容等信息。只有在经过经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人的批准后,才能代替制作原始凭证。如果无法取得这些证明,例如车票遗失,当事人需提供详细情况,并经过经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位负责人的批准后,才能代作原始凭证。

  2. 会计凭证的封面应包括单位名称、凭证类型、凭证张数、起止号码、年度、月份、会计主管人员、装订人员等相关信息。会计主管人员和保管人员必须在封面上签章。

  3. 会计凭证应该加贴封条,以防止被篡改或替换。根据财政部的规定,原始凭证不得外借,只有在经过本单位领导的批准情况下,才能进行复制,即使有特殊原因需要使用原始凭证。

  4. 当原始凭证较多时,可以单独装订,但需要在凭证封面上注明所属记账凭证的日期、编号和种类,并在所属的记账凭证上注明“附件另订”,同时列出原始凭证的名称和编号,以方便查阅。

  5. 每年装订的会计凭证,年底时可以由单位会计机构保管一年,然后在期满后移交给本单位的档案机构进行统一保管。如果没有设立档案机构,需要在会计机构内部指定专人负责保管,但出纳人员不得兼管会计档案。

  6. 必须严格遵守会计凭证的保管期限要求,不得在期满之前随意销毁凭证。


保管期限


会计凭证和文件的保管期限如下:


凭证类:


  1. 原始凭证和记账凭证保管期限为15年。特别是那些涉及外部交易和个人私人信息的凭证需要永久保管。

  2. 银行存款余额调节表和银行对账单的保管期限为5年。


会计帐簿类:


  1. 日记账的保管期限为15年,然而,现金和银行存款的日记账需要保管25年。

  2. 明细帐、总帐和辅助帐的保管期限为15年。

  3. 涉及外部交易和个人私人信息的会计帐簿需要永久保管。


会计报表类:


  1. 主要财务指标报表的保管期限为3年。

  2. 月度和季度财务报表在企业内需要保管3年,在机关和事业单位内需要保管5年。

  3. 年度会计报表需要永久保管。


其他类:


  1. 会计档案保管清单和销毁清单需要永久保管。

  2. 财务成本计划的保管期限为3年。

  3. 主要财务会计文件、合同和协议需要永久保管。


《会计档案管理办法》规定了我国企业、其他组织以及预算单位等会计档案的最低保管期限,具体规定如下:


需要永久保存的会计档案包括:


  1. 年度决算财务会计报告。

  2. 资本金、股金及股权明细。

  3. 开销户登记簿。

  4. 客户挂失申请书、挂失登记簿、补发凭单(卡)收据。

  5. 账销案存的清单或资料。

  6. 会计档案保管登记簿、销毁清册。

  7. 有价单证、业务公章销毁清册。

  8. 机构变动交接清册。

  9. 有权机关查询、冻结及扣划书。

  10. 己用凭证、账簿登记簿。

  11. 会计系统数据移植日的所有会计档案。

  12. 会计初始环境文本、基础数据维护修改有关记录、文件。

  13. 其他需要永久保管的档案。

  14. 保管期限为25年的会计档案包括:

  15. 现金和银行存款日记账。

  16. 税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账。

保管期限为15年的会计档案包括:


  1. 会计凭证类。

  2. 总账、明细账、日记账和辅助账簿(不包括现金和银行存款)。

  3. 会计移交清册。

  4. 行政单位和事业单位的各种会计凭证。

  5. 各种完税凭证和缴退库凭证。

  6. 财政总预算拨款凭证及其他会计凭证。

  7. 农牧业税结算凭证。

  8. 会计移交清册。

  9. 保管期限为10年的会计档案包括:

  10. 国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证。

  11. 各收入机关编送的报表。

  12. 财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨货款年报。

  13. 税收会计报表(包括票证报表)。


保管期限为5年的会计档案包括:


  1. 下级行上报的中期财务会计报告(月度、季度、半年度报表及附件、说明)。

  2. 联行往来清单及查询查复书。

  3. 密押代号表使用保管登记簿。

  4. 存、贷款单位余额对账回单。

  5. 固定资产卡片、固定资产报废清理后卡片。

  6. 客户申请办理电子支付业务的基本资料和协议。

  7. 其他需要保管五年的会计档案。


故意销毁会计账簿罪如何处罚


根据《会计档案管理办法》的规定,故意销毁或隐匿依法应当保存的会计凭证、会计账簿、财务会计报告的行为将受到如下处罚:


  1. 如果情节严重,个人犯罪者将被判处五年以下有期徒刑或者拘役,并处二万元以上二十万元以下的罚金。

  2. 如果单位犯罪,单位将被判处罚金,并且单位的直接负责的主管人员和其他直接责任人员也将依照上述规定受到相应的处罚。


根据《会计档案管理办法》第十四条所制定的法律依据 规定了会计档案的保管期限分为永久和定期两类,其中定期保管期限一般为10年或30年,从会计年度结束后的第一天开始计算。单位还有责任定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。如果经鉴定后发现仍需继续保存的会计档案,应重新划定保管期限;而对于保管期满、确无保存价值的会计档案,可以进行销毁。


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