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总账的建账原则是什么

公司翼 更新时间: 2023-10-09 14:46:01 1680人浏览

总账的定义


总账是企业会计中最基本的记录和报表系统,也是描述企业财务状况的重要组成部分之一。它主要由两个要素组成:账户和账目。账户用于记录企业的收入和支出情况,而账目则用于记录和归纳所有收入和支出的具体内容。通常,总账账户可以按照财务报表的格式分为资产账户、负债账户和所有者权益账户,而凭证和核算过程也是总账的重要组成部分。


总账的编制实质上是基于“收支对照原则”,即“收入减少支出,支出减少收入”。编制总账需要综合考虑所有相关的财务信息,以清晰地记录和报告收支情况。总账的编制不仅仅涉及信息的记录,还要准确反映信息的增减和收支之间的关联关系。总账是企业内部会计管理的核心,具有贯穿和统一各项财务活动的重要作用。


总账的建账原则


总账的建账原则主要包括以下几项:


  1. 科目名称与国家统一会计制度一致:总账中的科目名称应与国家统一会计制度规定的会计科目名称保持一致。这有助于确保账簿记录的准确性和完整性,以提 供完整的会计信息指标。不同行业和经济业务需要建立相应的总账科目,但它们应与国家规定的科目名称一致。

  2. 格式选择根据企业需要:企业应根据其账务处理程序的需要自行选择总账的格式。可供选择的总账格式包括三栏式、多栏式(日记总账)、棋盘式和科目汇总表总账等。选择适合企业运作的总账格式有助于有效管理财务数据。

  3. 采用订本式账簿:一般情况下,总账的外表形式应采用订本式账簿。这有助于保护总账记录的安全和完整性。对于采用会计电算化系统的单位,打印的总账必须进行连续编号,经过审核后装订成册。此外,需要由记账人、会计机构负责人和会计主管人员签字或盖章,以确保记录不会遗失。不过,科目汇总表总账可以使用活页式。


总账的作用


总账的作用在于对总资产和总资金进行分类核算,将它们分成不同的类别并分别进行相关性核算。因为总账核算的对象是总资产和总资金的大类核算,所以必须配合明细账进行,总账的主要作用是对明细账进行控制。明细账才是实际的账户记录。目前,企业使用的财务软件中的“总账系统”根据会计准则和本单位的会计业务规则,为需要生成凭证的其他系统单据设置自动出账模板,选择出账单据后,系统会自动生成相应的凭证。同时,它还对手工编制的凭证设置相关的约束,使会计总账处理变得更加简便、安全、高效,提高了会计出账操作的规范性。


总账的种类和用途

总账的种类


总账通常分为两种类型:订本账和活页账。


一、订本式账簿:启用前会将一定数量的账页按照顺序编码并装订成册。


  1. 优点:防止账页散失和抽换账页。

  2. 缺点:不能准确为各账户预留账页,并且只能由一人在同一时间内登记,不太适合记账人员分工协作,缺乏灵活性。


二、活页式账簿:包含一定数量的账页,可以根据需要随时增加或减少账页。


  1. 优点:可以根据实际需求随时添加空白账页或移除不需要的账页,便于分工记账。

  2. 缺点:如果管理不善,可能会导致账页散失或故意抽换账页。活页式账簿通常适用于明细分类账。


用途


总账在财务系统软件中扮演着核心角色。一旦业务数据生成凭证,它们就会被汇总到总账系统进行处理。总账系统不仅能够执行日常的收款、付款、报销等业务的凭证制单工作,还能涵盖从建账、日常业务、账簿查询到月末结账等财务处理工作的全部范围。


以下是总账系统的一些主要用途:


建账:用户可以根据自身需求,建立适合本单位实际需要的账务应用环境,以创建专用的系统。


  1. 自由定义科目代码长度和科目级次。

  2. 可根据需求增加、删除或修改会计科目,或选择行业标准科目。

  3. 提供中英文科目录入和切换功能。

  4. 如果需要外币核算,还可以定义各外币币种和汇率。

  5. 可录入在开始使用用友总账系统时各科目的余额。

  6. 可自定义凭证分类。

  7. 如果需要管理辅助项,还需定义各辅助项的目录。

  8. 自由定义会计期间。


登记总账的直接依据


登记总账的记账依据分为两种核算形式:科目汇总表核算形式和汇总记账凭证核算形式。


科目汇总表核算形式:在这种形式下,登记总账的依据包括以下步骤:


  1. 根据原始凭证或原始凭证汇总表填制记账凭证。

  2. 根据收付记账凭证登记现金日记账和银行存款日记账。

  3. 根据记账凭证登记明细分类账。

  4. 根据记账凭证汇总、编制科目汇总表。

  5. 根据科目汇总表登记总账。

  6. 期末时,根据总账和明细分类账编制资产负债表和利润表。


汇总记账凭证核算形式:在这种形式下,登记总账可以采取以下方式:


  1. 直接根据各种记账凭证逐笔登记。

  2. 先将记账凭证按一定方式进行汇总,编制成科目汇总表或汇总记账凭证等,然后根据这些汇总表或凭证进行登记。


总账是总分类账簿,它根据总分类科目开设账户,用于登记全部经济业务,进行总分类核算,提供总括核算资料的分类账簿。总分类账所提供的核算资料是编制会计报表的主要依据,因此每个单位都必须设置总分类账。

总账与分类账的关系


总账与分类账之间存在以下关系:


  1. 经济业务内容相同:总账和分类账都反映了相同的经济业务内容。例如,总账中的“材料”账户与其所属的明细账户,如“原材料”和“辅助材料”,都用于记录材料的收发及结存业务。这意味着总账和分类账之间存在业务内容的一致性。

  2. 原始依据相同:登记总账和分类账的原始依据是相同的,它们都依赖于相同的记账凭证和原始凭证。无论是登记总分类账户还是登记明细分类账户,记账凭证和原始凭证都是用来支撑账簿记录的基础文件。这确保了数据的一致性和可追溯性。


总账与分类账之间的区别


总账与分类账之间的区别主要体现在以下两个方面:


  1. 反映经济内容的详细程度:总账和分类账在反映经济内容的详细程度上存在差异。总账主要总括了资金增减的总体情况,提供了经济活动的概览,而分类账则更加详细,反映了资金动态的具体情况,提供了特定方面的详细信息。有些分类账还可以包含实物量和劳动量等指标。

  2. 作用不同:总账和分类账在会计体系中具有不同的作用。总账提供的经济指标是对分类账资料的综合,对所属的分类账起到了统驭和概括的作用。而分类账则是对总账的补充,提供了详细的说明,帮助更深入地理解和分析特定经济活动。


核对总账和明细账的方法


核对总账和明细账的方法主要有以下三种:


  1. 流水账抽样核对法:通过从流水账的明细记录中随机抽取样本,然后比对这些样本中的金额与总账的对应金额,通常采用抽样的方式来验证总账和明细账的匹配情况。

  2. 金额核对法:将总账的借方合计金额与明细账的借方合计金额进行比较,同时将贷方合计金额与明细账的贷方合计金额进行比较。如果这些金额一致,说明总账和明细账之间没有差错。

  3. 单据核查法:这种核对方法通常用于较为复杂的会计管理系统中。它涉及将总账中的科目和金额与相应的单据以及明细账中的科目和金额进行详细比对,以确定记账是否正确。


总账如何建账

总账的建账步骤如下:


  1. 确保科目名称一致性:总账科目的命名应与国家统一会计制度规定的会计科目名称保持一致。总账的主要任务是分类汇总记录,因此确保科目名称准确一致,以提供完整的会计要素信息。

  2. 选择适合的总账格式:根据企业的账务处理流程和需要,选择适合的总账格式。财政部《会计基础工作规范》规定了不同的总账格式,包括三栏式、多栏式(日记总账)、棋盘式和科目汇总表总账等。企业可以根据自身情况自行选择适合的格式。

  3. 采用订本式账簿:通常情况下,为确保总账记录的安全和完整性,建议采用订本式账簿。对于采用计算机会计系统的单位,打印的总账必须按照连续编号进行管理,并经过审核无误后装订成册。总账的装订必须由记账人、会计机构负责人和会计主管人员签字或盖章,以免遗失。但是科目汇总表总账可以使用活页式形式。


企业建账的目的


企业建账的目的主要包括以下两方面:


一、管理需求:企业需要建立规范的会计记录和账务体系,这有两种主要情况:


  1. 当企业股东众多,为了清晰地了解生产经营情况,需要建立更加规范的会计体系,以便提供准确的财务信息。

  2. 随着企业规模的扩大,可能由于账务核算不规范而导致了未经核算的损失,例如因未能及时准确核算应付账款而多次支付客户款项。在这种情况下,需要建立有效的账务管理来规范业务流程,以减少潜在的损失。


二、税务需求:企业可能需要建立规范的会计核算体系,以满足税务要求,典型情况是申请成为增值税一般纳税人。税务部门通常要求企业建立规范的会计核算,确保能够准确核算进项和销项税额,并及时进行纳税申报。为了满足税法规定,企业需要建立符合要求的账务体系,以便在年度所得税申报时能够遵守相关规定,减少后续的纳税调整工作。


总账登记的步骤与流程


总账登记是指将企业在日常经济业务中产生的借贷发生额按照会计准则和规定,记录到总账中的过程。总账登记包括以下主要步骤:


  1. 确定会计科目:首先,根据企业的会计体系和准则,明确需要登记的会计科目。这些科目通常包括资产、负债、所有者权益、收入和费用等。

  2. 凭证准备:根据企业的各项交易和业务活动,准备相应的凭证。凭证是会计准则要求的书面记录,用于证明经济业务的真实性和准确性。

  3. 分录记录:将凭证中的借贷金额按照会计科目进行分类,并将其记录到总账的相应科目下。每一笔经济业务都对应两个分录,分别是借方分录和贷方分录。

  4. 核对和平衡:确保每笔经济业务的借方金额等于贷方金额,以保证总账的平衡性。如果发现任何错误或不平衡情况,需要及时进行调整和纠正。

  5. 汇总和分类:将各个会计科目下的借贷发生额进行汇总和分类,形成总账的余额。这有助于整理和管理财务数据。

  6. 生成总账报表:根据总账中的数据,生成相应的总账报表。这些报表用于进行企业的财务分析和决策制定,为管理层提供重要的财务信息。

总账登记的重要性和意义


  1. 审计和监督:总账是企业财务的核心记录,其准确性和完整性对审计和监督具有至关重要的意义。审计机构和监管部门会通过对总账的审核来评估企业的财务状况和合规性。

  2. 财务分析与决策:总账详细记录了企业的全部经济业务,包括资产、负债、收入和费用等,为企业提供了重要的财务数据,用于财务分析和决策制定。

  3. 资金管理:通过总账的登记,企业可以实时了解各个会计科目的余额和变动情况,有助于企业进行有效的资金管理和战略决策。

  4. 税收申报:总账是企业进行税收申报的基础,通过总账的登记,企业能够准确计算各项税款,并按时履行申报手续。

  5. 经营分析:通过对总账中的数据进行深入分析,企业可以了解经营成本、费用结构和收入状况,从而优化经营策略和管理决策。


总账登记的注意事项


  1. 精确性:总账登记的精确性至关重要,它确保了财务数据的可信度。每笔经济交易的登记必须准确地按照金额和会计科目分类,以确保借贷平衡。

  2. 及时性:总账登记必须及时进行,以避免延误和遗漏。只有在及时登记的情况下,才能准确地反映企业的经济状况和业务变动。

  3. 清晰的迹象:总账登记应具备清晰的迹象和依据,凭证应详细记录与经济业务相关的信息,以便于审计和查询。

  4. 内部控制:企业应建立健全的内部控制体系,对总账登记过程进行严格管理,以防止错误和欺诈的发生。

更正错账的方法


更正错误账目的方法包括划线更正法、红字更正法和补充登记法。


一、划线更正法,又称红线更正法,适用于在帐簿记录中发现错误,但记帐凭证本身没有错误,只是在记帐时出现了文字或数字的笔误。更正方法如下:将错误的文字或数字划一条横线并登出,然后用蓝字或黑字填写正确的文字或数字在划线上方,并由更正人员在更正处签字。


二、红字更正法,适用于两种情况:


  1. 在记账前,如果发现记帐凭证中的会计科目或记账方向有错误,但记帐凭证的金额与帐簿记录相符。更正方法如下:使用红字金额填制一张与原错误记帐凭证完全相同的凭证,并使用红字登记入帐,以冲销原有的错误帐簿记录。然后,再使用蓝字或黑字填制一张正确的记帐凭证,并使用蓝字或黑字登记入帐。

  2. 在记账后,如果发现记帐凭证中的会计科目和记账方向都没有错误,金额只是多记了,也采用红字更正法。更正方法:使用红字金额填制一张与原错误的记帐凭证完全相同的凭证,其中摘要栏注明“冲销某月某日第 号凭证的错误”,然后登记入帐以冲销多余的金额。


三、补充登记法,又称蓝字补记法,适用于在记账后发现会计科目和记账方向都没有错误,金额只是少记了的情况。更正方法如下:使用蓝字或黑字填制一张与原错误记帐凭证中的借贷方向相同的凭证,并在摘要栏注明“补记某月某日第 号凭证的借帐”,然后登记入帐以补记少记的金额。


如何选择一个好多代理记账公司


在竞争激烈的代理记账市场中,选择适合自己企业的代理记账公司至关重要,以下是如何选择合适的代理记账公司的一些建议:


  1. 检查公司的经营范围和资质:首先,要核实代理记账公司是否具备代理记账资格,检查其经营范围是否包括代理记账业务。有些公司可能没有合法的代理记账资格,但会使用模糊的词汇如“财税咨询”或“财税服务”来吸引客户,这需要谨慎避免。确保代理记账公司拥有所在地工商局注册登记,并持有相应地区或城市颁发的代理记账许可证。

  2. 了解服务人员的资质:客户应留意代理记账公司所提供服务人员是否拥有正式的会计从业资格,例如《会计证》。按规定,没有会计从业资格的人员不得从事会计工作。一些公司可能雇佣实习生或没有相关资质的员工,这可能会影响服务质量。

  3. 谨慎对待不合理的价格优惠:不要被价格优惠所吸引而忽视服务质量。代理记账市场价格竞争激烈,价格较低可能导致公司利润微薄,难以提供高质量的服务。记账公司的每项服务都有成本,选择价格合理的代理记账公司更有保障,以避免因小利而造成大损失。

  4. 提防传销性质的电话营销:一些公司可能采用类似传销的方式进行电话营销,将大部分营业收入用于吸引更多客户,而实际提供会计服务的人员的收入较低,这可能导致服务质量下降。要警惕这种类型的代理记账公司,避免因为低质量的服务而遭受损失。


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