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会计凭证的种类

公司翼 更新时间: 2023-11-24 17:18:00 1680人浏览

会计凭证的基本概念


会计凭证是指记录和证明企业经济活动的书面文件。它是企业财务管理体系中不可或缺的一部分,用于详细记录每一项经济活动的发生、执行或完成情况。这些凭证不仅作为账簿登记的依据,还在法律上具有重要的证明效力。会计凭证按其来源和用途,分为原始凭证和记账凭证两种。


会计凭证的意义


会计凭证在企业管理中的重要性体现在以下几个方面:


  1. 账簿登记的基础:所有经济活动的发生都需要通过会计凭证进行记录,这些记录随后用于账簿登记,确保了会计信息的准确性和完整性。

  2. 增强监督功能:通过对会计凭证的审核,可以有效监督和核实企业的经济活动,确保其合理性和合法性,及时发现和纠正管理中的问题。

  3. 明确经营责任:会计凭证通过详细记录经济活动,并要求相关负责人签字盖章,有助于明确各个部门和个人的财务责任,便于在出现问题时追溯和处理。


会计凭证的类型


  1. 原始凭证:原始凭证是指直接从经济活动中产生的第一手书面证明。这些凭证详细记录了企业的每一项经济交易或事件。原始凭证包括但不限于发票、收据、合同、银行对账单、工资表等。原始凭证直接证明了经济活动的发生,是编制记账凭证的前提。原始凭证通常由经济活动的直接参与者或相关部门出具,需经过严格的审核过程。原始凭证的准确性直接影响到整个会计记录的真实性和合法性。原始凭证在法律上具有重要的证明效力,可用于审计、税务申报和内部控制。

  2. 记账凭证:记账凭证是会计人员根据原始凭证信息编制的用于登记账簿的凭证。记账凭证是基于原始凭证的详细信息编制的,包括确定借贷方向、金额和相关会计科目。记账凭证采用统一的格式,易于理解和操作,有助于提高记账效率。常见的记账凭证包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。每张记账凭证都应详细记录交易的性质、金额和双方信息,并附有相关的原始凭证。记账凭证需要妥善保管,以便于日后的核对、审计和查询。记账凭证是会计核算和财务管理的关键部分,对于制定财务策略和企业决策具有重要影响。


会计记账凭证填制方法


记账凭证的填写流程如下:


  1. 填写日期,通常是填写记录凭证的当天日期。

  2. 填写凭证字号,一般是根据凭证的类型来确定,例如收款、付款、转账等。

  3. 详细填写业务内容、相关科目和金额,使用划线将不需要的空白表格隔开,确保清晰可辨。

  4. 根据原始凭证的数量,填写到凭证后面的"附单据X张"。

  5. 填写涉及的人员名称,例如制单员、会计、出纳等。

  6. 记账凭证可以根据每张原始凭证单独填写,也可以根据一组相似的原始凭证汇总编制。但需要注意的是,不同内容和类别的原始凭证不能混合填写在同一张记账凭证上。另外,记账凭证上必须包含填制人员、审核人员、记账人员和会计主管的签名或盖章。除了结账和更正错误的记账凭证可以不附带原始凭证外,其他情况下,必须附上相应的原始凭证以作为依据。


会计凭证的具体分类

原始凭证


原始凭证按取得的来源分为自制原始凭证和外来原始凭证:


二 、自制原始凭证


自制原始凭证是由本单位员工在特定经济业务发生时,如材料验收入库、领料、报销等环节,根据实际需要自行填制的凭证。这些凭证根据填制方式和内容的不同,主要分为以下四种:


  1. 一次凭证:一次凭证是指单独反映一项经济业务的凭证,其填制手续是一次性完成的。例如,当企业购进材料并验收入库时,仓库管理员会填写一份“收料单”;当车间或班组从仓库领取材料时,会填写一份“领料单”;以及报销人员用于报销并由出纳付款的“报销凭单”等。

  2. 累计凭证:在一定期间内,连续多次记载若干不断重复发生的同类经济业务,直到期末才完成填制手续,以期末累计数作为记账依据的凭证,称为累计凭证。

  3. 汇总原始凭证:为了简化记账凭证的编制工作,会计人员可以将一定时期内若干份记录同类经济业务的原始凭证进行汇总,编制成一张汇总凭证。它能够简化核算手续,提高核算工作效率;使核算资料更为系统化,使核算过程更为条理化;并能够为管理提供某些综合指标。

  4. 记账编制凭证:记账编制凭证是根据账簿记录和经济业务的需要自行编制的一种自制原始凭证。例如,在计算产品成本时,会计人员会编制一份“制造费用分配表”,该表是根据制造费用明细账记录的数字按照费用的用途填制的。


二 、外来原始凭证


外来原始凭证是指在与外部单位交易过程中获得的凭证,如:


  1. 企业购买材料时从供货单位获得的“发货票”。

  2. 体现了与外部单位的经济交易,通常为一次性凭证。


处理自制与外来原始凭证的注意事项


  1. 准确性与合法性: 确保所有凭证内容的真实和合法。

  2. 完整性: 检查每个凭证是否包含所有必要信息及授权签名。

  3. 及时性: 及时填制和处理凭证,避免数据延误。

  4. 归档与保存: 妥善存档凭证,便于未来的审核与核查。


记账凭证


一、按适用的经济业务


记账凭证按照适用的经济业务分类,分为专用记账凭证和通用记账凭证


专用记账凭证


专用记账凭证是会计核算中专门用于记录特定类型经济业务的凭证。


  1. 收款凭证:专门用于记录所有的现金入账和银行存款收入,如客户付款、现金销售等。帮助会计人员追踪现金流入和确保所有收入被正确记录。

  2. 付款凭证:用于记录所有现金支出和银行存款支出,例如支付给供应商的账款、工资发放等。确保所有支出都得到了适当的记录和核实,有助于现金流出的管理和控制。

  3. 转账凭证:用于记录不涉及直接现金交易的其他经济业务,例如内部资金调拨、折旧费用的计算等。在不涉及现金交易的情况下,提供了一种记录和跟踪企业内部资金流动的方法。

通用记账凭证


这类凭证用于记录各类经济业务,不区分特定类型,使得在经济活动比较简单的单位中凭证处理更为简便。例如,小型企业可能会采用这种类型的凭证来记录所有经济交易。


二、按照会计科目


根据涉及的会计科目数量,记账凭证可分为:


  1. 复式记账凭证:将某项经济业务所涉及的全部会计科目集中填列在一张记账凭证上。这种凭证可以集中反映账户的对应关系,方便了解经济业务的全貌和资金的流向;同时可以减少填制记账凭证的工作量和数量,但不利于汇总计算每个会计科目的发生额,也不便于分工记账。常见的收款凭证、付款凭证和转账凭证都是复式记账凭证的格式。

  2. 单式记账凭证:是将某项经济业务所涉及的每个会计科目分别填制记账凭证,每张凭证只填列一个会计科目,其对方科目只供参考而不用于记账。也就是说,对于某一项经济业务的会计分录,按照其所涉及的会计科目,分散填制两张或两张以上的记账凭证。这种凭证便于汇总计算每个会计科目的发生额,方便分工记账;但填制记账凭证的工作量会增大,如果出现错误也不易查找。


三、按是否经过汇总


按照是否经过汇总分为汇总记账凭证和非汇总记账凭证:


汇总记账凭证


汇总记账凭证是将一定时期内的相同类型记账凭证进行总结和汇总的凭证。


  1. 分类汇总凭证:根据特定类别(如收款、付款)的凭证进行分类,并对同一类别的凭证进行汇总。适用于需要对特定类型的经济活动进行周期性总结的场景,如月度销售收入汇总。

  2. 全部汇总凭证:将一定时期内的所有记账凭证进行全面汇总。广泛应用于财务周期结束时,如月末或季末,为编制财务报表提供便利。


非汇总记账凭证


指单独的、未经汇总的凭证。非汇总记账凭证通常用于记录单一的、具体的交易事件。


原始凭证与记账凭证的联系


原始凭证和记账凭证之间存在着紧密的联系。原始凭证作为记账凭证的基础,提供了详细的经济活动证据。记账凭证则是对原始凭证信息的整理和概括。在日常的会计工作中,原始凭证经常附在对应的记账凭证后面,作为其附属文件。


伪造会计凭证的处罚


伪造会计凭证是一项严重的违法行为,一旦发现,将会受到相应的处罚。根据规定,伪造会计凭证的单位将被县级以上人民政府财政部门通报,并处以五千元至十万元的罚款。对于直接责任人员,也将面临三千元至五万元的罚款。如果涉事人员是国家工作人员,还将由所在单位或有关单位给予撤职直至开除的行政处分。对于其中的会计人员,将由县级以上人民政府财政部门吊销其会计从业资格证书。


会计凭证的传递、分类及保管

会计凭证的传递


会计凭证传递的作用


  1. 加强经济责任制度:每一项经济业务都需要有责任人,会计凭证的传递有助于追踪和确认这些责任。它确保了每个环节的责任人能够明确自己的职责,增强了业务处理的透明度和责任感。

  2. 保证会计记录的及时性:凭证传递桥接了业务发生和账簿记录之间的时差。它使会计部门可以快速响应业务变化,及时更新账簿,从而提高了整个财务管理的效率。


会计凭证的传递流程


  1. 明确传递路径:根据企业内部的组织结构、人员分工以及业务流程,设计高效的凭证传递路径。此路径应简明扼要,避免不必要的环节,以提高工作效率。

  2. 设定具体时间框架:为每个环节的凭证处理设定具体的时间标准。这有助于防止在任何环节的不必要延迟,确保整个流程的顺畅进行。

  3. 实行凭证交接签收制度:通过指定专人管理凭证的交接,确保凭证的完整性和安全性。每次凭证的移交都需要签收,以保证责任的明确和追踪。


会计传递的重要意义


  1. 会计传递的第一个意义在于促使经济业务的及时反映。通过会计传递程序和时间表,能够迅速记录各种经济活动的发生和完成情况,确保会计凭证按时送交给财务会计部门,以便及时进行记账、结账,并按规定编制会计报表。

  2. 会计传递的第二个意义是为了正确组织经济活动和实施经济责任制。通过有效地组织会计凭证的传递,可以密切联系本单位各个相关部门和人员的活动,明确分工和协作关系,加强工作的监督和制约,体现经济责任制度的执行情况。

  3. 会计凭证的传递也有助于加强会计监督。实际上,会计凭证起到了相互监督和制约的作用,可以督促各相关部门和人员及时、正确地完成各项经济业务,并按规定处理各种凭证手续,从而加强各部门的岗位责任制度,提高会计监督的效果。

 

会计传递的要求


  1. 根据经济业务的特点、内部机构设置和人员分工情况以及经营管理需求,必须明确规定各种会计凭证的联数和必经环节。这样做的目的是确保相关部门和人员能够利用凭证了解经济业务情况,并按照规定的程序进行处理和审核,同时要避免不必要的环节,以不影响传递速度。

  2. 根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续(如计量、检验、审核、登记等)的需求,必须明确确定凭证在各个环节停留的时间,以确保业务手续的顺利完成。然而,同时也要防止不必要的拖延,以确保会计凭证能够以最快速度传递,充分发挥其及时传递经济信息的作用。

  3. 应建立凭证交接的签收制度,以确保会计凭证的安全和完整性。在各个环节中,都应指定专人负责交接手续,以确保责任明确、手续完备、程序严密、简便易行。


会计凭证传递的注意事项


  1. 合理规定凭证流转的细节:需要考虑业务的特点和企业的具体情况,合理规定凭证的联数和必要流转环节。避免凭证在不必要的环节停留,以免影响整体效率。

  2. 确保业务手续的及时完成:时间安排要既合理又有弹性,确保在完成所有必要手续的基础上,凭证能够快速流转。

  3. 健全凭证交接制度:交接制度应明确规定责任人,确保手续的完备性。交接过程中的所有动作和决策应有明确的记录,以便在必要时进行追踪和审计。


会计凭证的保管与存档


会计凭证的保管与存档主要包括以下三个环节:

一、会计凭证整理


月末,企业会计人员需要将所有已登账的记账凭证进行整理。他们通常会按照与现金收付有关的凭证、与银行存款收付有关的凭证以及转账凭证这三类进行分类整理,并赋予它们一个唯一的编号,这样不仅方便账户登记,而且日常查阅起来也快捷、简便。


二 、会计凭证装订


在整理好所有的记账凭证后,接下来就是装订。这一环节也有一定的技巧。通常,记账凭证会一次性装订成册。在装订过程中,也是按照整理好的现金字、银行存款字以及转账字这三类凭证进行分别装订。


装订的具体步骤如下:


  1. 将会计凭证的封面和封底裁开,分别附在凭证的前面和后面,再取一张与凭证封皮质地相同的纸(可以再找一张凭证封皮,裁下一半用,另一半为订下一本凭证备用),放在封面上角,作为护角线。

  2. 在凭证的左上角画一个边长为5厘米的等腰三角形,用夹子将其固定住,然后用装订机在底线上分布均匀地打两个眼儿。

  3. 用大针引线绳穿过两个眼儿。如果没有针,可以将回形别针顺直,然后将两端折向同一个方向,将线绳从中间穿过并夹紧,即可把线引过来。因为一般装订机打出的眼儿是可以穿过的。

  4. 在凭证的背面打线结。线绳最好在凭证中端系上。

  5. 将护角向左上侧折,并将一侧剪开至凭证的左上角,然后抹上胶水。

  6. 向后折叠,并将侧面和背面的线绳扣粘死。

  7. 待晾干后,在凭证本的脊背上面写上“某年某月第几册共几册”的字样。装订人在装订线封签处签名或者盖章。现金凭证、银行凭证和转账凭证最好依次顺序编号,一个月从头编一次序号,如果单位的凭证少,可以全年顺序编号。


三、会计凭证保管


会计人员将装订成册的会计凭证装进档案盒进行保管,并在档案盒外注明所存放的记账凭证所属的月份、总册数等信息,以便于日后的查询。同时,需要设立一个会计凭证查阅、借阅登记薄,由会计人员拟定相关的流程、查阅和借阅制度、报经企业负责人批准后,按照其认真执行。会计人员有监督并督促本公司人员执行这些制度的义务。


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